Sessieverslag met AI: vier veilige routes voor coaches en therapeuten

Een sessieverslag met herkenbare cliëntgegevens hoort niet in een gewoon abonnement van ChatGPT of Claude. Wat cliënten je vertellen over hoe het met ze gaat, is volgens de AVG een gezondheidsgegeven, en bij de persoonlijke abonnementen heb je geen verwerkersovereenkomst met het bedrijf achter de AI. Er zijn wel vier routes waarmee je AI veilig inzet voor je verslagen: zelf schrijven met AI als hulp voor je sjabloon, een AI-model op je eigen computer, een verslagpakket met verwerkersovereenkomst, of een zakelijk abonnement met verwerkersovereenkomst.

Toen ik met AI begon te werken, vroeg ik me af of je sessieverslagen wel met AI kunt maken zonder informatie over cliënten te delen. Dus ben ik het gaan uitzoeken.

Ik ben geen jurist. Dit is wat ik uit de bronnen haalde, met de links erbij, zodat je het zelf kunt nalezen. Twijfel je over jouw situatie, vraag het dan aan je beroepsvereniging of een privacyjurist.

Waarom een sessieverslag niet zomaar in ChatGPT of Claude kan

Drie dingen maken het lastig.

Het zijn bijzondere persoonsgegevens. Gegevens over iemands gezondheid, ook de psychische, vallen onder de strengste regels van de AVG (artikel 9). Bij coaching rond liefdesverdriet, burn-out of angst gaat het daar vaak over.

Je hebt een verwerkersovereenkomst nodig. Laat je persoonsgegevens verwerken door een ander bedrijf, dan moet je met dat bedrijf een verwerkersovereenkomst hebben (artikel 28). Bij de persoonlijke abonnementen van Claude (Free, Pro en Max) en ChatGPT (Free, Plus en Pro) is die er niet.

De toezichthouder is er duidelijk over. De Autoriteit Persoonsgegevens waarschuwde in 2024 dat persoonsgegevens in een AI-chatbot zetten tot een datalek kan leiden. Er kwamen meldingen binnen van onder meer een huisartsenpraktijk die medische gegevens van patiënten in een chatbot had gezet. Medische gegevens horen er volgens de AP alleen in als ze echt anoniem zijn. (Recht.nl over de waarschuwing van de AP)

Is een verslag zonder naam dan wel goed?

Niet helemaal. Een verslag met een code in plaats van een naam heet gepseudonimiseerd, en dat blijft een persoonsgegeven zolang jij weet wie erachter zit (EDPB). Echt anoniem is het pas als niemand meer kan herleiden over wie het gaat. Bij een verhaal over iemands relatie, werk en familie is dat lastig: een paar details samen maken iemand vaak al herkenbaar.

Een code helpt wel. Het risico wordt veel kleiner, en het is een goede gewoonte. Maar het maakt een persoonlijk abonnement niet geschikt voor sessieverslagen.

Wat er met je gegevens gebeurt bij Claude en ChatGPT

Bronnen: Anthropic over de voorwaarden voor persoonlijke abonnementen, de zakelijke voorwaarden van Anthropic, de prijzen van Claude en een overzicht van ChatGPT en de AVG.

Hoe je die instellingen in Claude goed zet, laat ik live zien in de gratis workshop van 24 november.

Route 1: zelf schrijven, met AI voor je sjabloon

Je schrijft het verslag zelf, in je eigen dossier. AI gebruik je alleen voor wat eromheen zit: een vaste opbouw voor je verslag, de vragen die je jezelf na elke sessie stelt, en een overzicht van welke oefeningen je wanneer gebruikt. Daar zit geen cliëntgegeven in.

• Voor wie: iedereen, ook als je net begint.
• Kosten: niets extra.
• Let op: het schrijven blijft handwerk. Wel sneller, omdat je niet elke keer bij een leeg vel begint.

Route 2: een AI-model op je eigen computer

Er zijn programma's waarmee een AI-model op je eigen laptop draait, zoals Ollama, LM Studio en Jan. Je aantekeningen gaan dan niet naar een ander bedrijf, dus is er ook geen verwerkersovereenkomst nodig.

• Voor wie: wie een uurtje wil besteden aan het installeren.
• Kosten: de programma's zijn gratis; je hebt wel een redelijk nieuwe computer nodig.
• Let op: deze modellen zijn minder slim dan Claude of ChatGPT, zeker in het Nederlands. Voor het ordenen van je eigen aantekeningen zijn ze vaak genoeg. En je computer moet goed beveiligd zijn, met een wachtwoord en een versleutelde schijf.

Route 3: een verslagpakket met verwerkersovereenkomst

Er zijn Nederlandse pakketten die een gesprek opnemen of uitschrijven en er een conceptverslag van maken. Ze zijn gemaakt voor dit werk en regelen de verwerkersovereenkomst voor je.

• Voor wie: wie veel gesprekken heeft, of wil opnemen in plaats van aantekeningen maken.
• Let op: neem je een sessie op, vraag dan vooraf toestemming aan je cliënt. En kies het abonnement waar de verwerkersovereenkomst echt bij zit.

Route 4: een zakelijk abonnement van Claude of ChatGPT

Met Claude Team of ChatGPT Business heb je wel een verwerkersovereenkomst, en wordt er niet getraind op je gegevens. Dan kun je Claude ook voor dossierwerk gebruiken.

• Voor wie: wie Claude toch al dagelijks gebruikt en er ook verslagen mee wil maken.
• Kosten: Claude Team kost $25 per gebruiker per maand, met minimaal twee gebruikers.
• Let op: de gegevens staan in de VS. Vermeld het in je privacyverklaring, vraag je cliënten toestemming, en ben je therapeut met een beroepsgeheim, overleg het dan eerst met je beroepsvereniging.

Wat wel kan met je gewone abonnement

Voor alles rond je praktijk heb je geen cliëntgegevens nodig: je website, je teksten, je zoekwoorden, je aanbod. Hoe ik dat doe, lees je in Je praktijk beter vindbaar in Google.

Ook je praktijkcijfers kunnen veilig, als je ze zonder namen bijhoudt. Bijvoorbeeld zo:

• een code in plaats van een naam (K-017);
• waar iemand je vond: Google, Instagram, doorverwezen;
• de datum van het eerste contact en het aantal afspraken;
• het soort hulpvraag, gekozen uit een vaste lijst, zonder vrije tekst over iemands leven.

Welke code bij welke naam hoort, houd je alleen in je eigen dossier bij, buiten AI. Dan kun je met Claude zien waar je cliënten vandaan komen, wanneer ze boeken en welke hulpvragen het vaakst terugkomen, zonder dat Claude weet wie iemand is.

Welke route past bij jou?

Twee dingen gelden bij elke route: zet het trainen op je gesprekken uit in de privacy-instellingen van je AI, en leg in je privacyverklaring vast welke programma's je gebruikt.

Dit samen goed instellen?

In Praktijkwerkbank beginnen we hier in week 1 mee. We installeren Claude samen, zetten de privacy-instellingen goed, en spreken af wat er wel en niet met cliëntgegevens gebeurt, nog voordat je iets echts doet. Wil je eerst live zien hoe dat gaat? Op dinsdag 24 november geef ik een gratis online workshop van een uur: zo zet je Claude veilig in voor je praktijk.